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Assistant(e) commercial, de direction et de gestion
Au sein d’une structure à taille humaine et en plein essor, vous collaborerez avec les dirigeants et le chargé d’affaires. Vous serez chargé de diverses missions tant au niveau commercial qu’administratif, apportant ainsi votre participation active au développement de la société.
* Pôle commercial :
• Ciblage d’un portefeuille de prospects en France (principalement 68-67-90-25-88) comme sur le plan international en collaboration avec les deux gérants de la structure
• Détermination des marchés à fort potentiel de développement à court, moyen et longs termes
• Veille active de la concurrence et évaluation de leurs parts de marché
• Prospection téléphonique pour qualification du fichier commercial avec envoi systématique de la plaquette commerciale et des coordonnées de la société
• Suivi des actions commerciales par le biais d’une base de données clients/prospects (Cf. modèle ci-joint à adapter pour vous)
• Relance périodique des prospects
• Création d’outils de communication ou newsletter (type mailing) pour être en contact continuellement avec les prospects
• Relance des prospects à la suite d’une opération marketing
• Proposition de candidatures probantes par mail aux clients ou prospects fonction des besoins réels, potentiels ou latents
• Prise de rendez vous pour les dirigeants quand un besoin en ressources humaines hautement techniques est imminent ou qu’un potentiel est décelé
• Transmission des informations synthétiques du compte à l’acteur commercial avant le rendez vous
• Acteur privilégié lors de la réunion hebdomadaire de suivi des actions commerciales
• Participation à l’organisation de forum ou salon (métier, emploi, technique, technologique, innovation, etc.)
• Dynamisation et mises à jour régulières du site internet
• Déplacements occasionnels à prévoir pour visites clients, entretiens de recrutement ou forum avec les dirigeants
• Accueil des candidats et clients au sein de la société
• Présentation et promotion de l’activité de la société, mais aussi de ses valeurs aux candidats comme aux prospects au téléphone ou lors d’un entretien en vis-à-vis
* Pôle administratif et financier :
• Etablissement de modèles de devis, propositions commerciales ou contrats commerciaux
• Suivi des devis, factures et règlements
• Optimisation des coûts engendrés pour le marketing (envoi de mail, plutôt que courrier, par ex.)
• Organisation du pôle administratif et comptable
• Transmission des données et pièces comptables au cabinet comptable
• Saisie d’opérations comptables classiques
• Gestion du standard et traitement du courrier
• Elaboration et publication des newsletter internes destinés aux collaborateurs
* Pôle gestion et stratégie de développement :
• Assistanat aux dirigeants et au chargé d’affaires de la structure
• Tenue de l’agenda commercial des dirigeants
• Propositions constructives pour le développement de la structure
• Participation aux orientations commerciales et techniques de l’activité
• Organisation de réunions avec les partenaires
• Optimisation des coûts de la sous-traitance
• Mise en concurrence et suivi des prestataires
• Suivi de la qualité de la prestation des fournisseurs
• Pertinence des choix d’actions commerciales
• Souci du retour sur investissement et de la rentabilité de la structure
* Pôle RH :
• Centralisation des demandes de profils techniques et rédaction des fiches de poste reprenant les caractéristiques précises du projet
• Transmission des demandes de personnel aux agences d’intérim et cabinets de recrutement partenaires
• Animation et dynamisation de notre réseau de partenaires
• Diffusion des annonces sur le site de la société, de l’APEC et de Pôle Emploi, ou tout autre canal de communication gratuit
• Centralisation des candidatures et transmission aux dirigeants pour validation
• Recherche de candidats sur des canaux de communication gratuits
• Organisation des entretiens téléphoniques en amont d’un éventuel rdv
• Suivi des candidatures retenues et non retenues, envoi de lettres de refus ou de convocations à un entretien
• Alimentation de la base de données de candidatures (compte-rendu d’entretien, suivi de la candidature, compétences relevées, etc.)
• Tenue de l’agenda des dirigeants pour les entretiens de recrutement
• Organisation des entretiens avec les candidats retenus à la lecture de leur CV ou à l’issue d’un entretien téléphonique avec les dirigeants, sur l’Alsace, Lyon, Paris ou Aix-en-Provence
• Constitution et suivi des dossiers des collaborateurs (pièces administratives)
• Etablissement des contrats de travail
• Suivi des visites médicales et validité des habilitations
• Suivi des pointages
• Centralisation des requêtes des collaborateurs pour transmission aux dirigeants
• Valorisation de la cooptation et transmission des demandes de personnel aux collaborateurs embauchés sur la Bourse Emploi
• Possibilité à terme de conduire le premier entretien téléphonique ou en vis-à-vis des candidats retenus à la lecture du CV
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* Compétences :
• Anglais et/ou allemand conversationnel(s) rapidement perfectible(s) – toute autre langue sera appréciée
• Capacité à présenter, proposer et promouvoir par téléphone la société tant au niveau des prospects que des candidats
• Bon rédactionnel et orthographe très bon niveau
• Source de propositions pour la création de nouveaux outils (marketing, administratif ou de gestion) pour optimiser le développement de la structure
• Maîtrise de l’outil informatique (Pack office, internet et logiciels de type : PowerPoint, Photoshop, etc.)
* Qualités humaines :
• Parfaite aisance relationnelle
• Facilité de communication au téléphone
• Capacité à convaincre
• Sens de l’organisation, rigueur et méthodologie de travail
• Autonomie, prise d’initiatives et de responsabilités
• Proactivité, réactivité et vivacité d’esprit
• Capacité à travailler au sein d’une très petite structure, bras-droit des dirigeants
• Soucieux de la rentabilité de son activité et du développement de la société
• Implication, dynamisme et persévérance
• Capacité à obtenir des rendes vous commerciaux pour les dirigeants
• Source de propositions constructives et adaptées à un marché fortement concurrentiel et en constante évolution
• Goût pour la technique et curiosité technique => aller chercher l’information
• Challengeur dans l’âme
• Déterminé à réussir, gestion du stress et capacité à prendre du recul
• Véhiculer les valeurs humaines fortes de la société auprès des clients ou des prospects, des collaborateurs ou des candidats, mais aussi auprès des partenaires
• Souplesse, adaptabilité, sens de l’écoute et ouverture d’esprit
• Capacité à trouver des solutions face à une situation donnée
• Sensibilité particulière pour l’aspect juridique dans un contexte RH
• A l’écoute des médias pour suivre l’obtention de certains marchés/contrats ou implantation de sociétés, susceptibles de recourir aux services de la société
Rejoignez une société où vous serez reconnu pour vos compétences, votre implication et vos qualités humaines.
De formation BAC à BAC+2, vous justifiez d’une expérience réussie d’au moins 5 ans sur un poste similaire idéalement dans le domaine technique.
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